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Candidature express
Description du poste
Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche une Assistante de direction pour rejoindre nos équipes. Ce rôle clé implique une gestion administrative, comptable et organisationnelle au quotidien on recherche quelqu'un de pointilleux qui accompagnera la directrice qui est très régulièrement sollicitée
Missions principales :
Assistance à la Directrice Générale :
● Organisation des réunions et préparation des documents nécessaires.
● Suivi des tâches quotidiennes et gestion des documents administratifs.
● Coordination des demandes administratives avec les services internes.
● Gestion des mails de la direction et actions à suivre.
● Gestion de l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements).
Gestion des factures et des paiements :
● Vérification des factures et gestion et suivi des paiements dans les délais.
● Mise à jour des calendriers d'échéance et suivi des dépenses.
Communication interne :
● Assurer la communication entre la direction et les équipes.
● Préparer des comptes-rendus, rapports et suivre les actions post-réunion.
● Coordination des demandes administratives avec les services internes.
Gestion des services généraux :
● Veiller à l'approvisionnement et à la gestion des services généraux, incluant les fournitures de bureau et les services de restauration pour l'équipe.
● Gestion des coursiers
Profil recherché :
● Formation Bac +2 minimum en gestion comptable, secrétariat, ou équivalent.
● Expérience de 3 à 5 ans minimum en tant qu'Assistant(e) de Direction ou dans un rôle similaire.
● Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, Word, PowerPoint).
● Bonne capacité d'organisation, rigueur et gestion des priorités.
● Excellentes compétences en communication orale et écrite.
● Autonomie, réactivité, et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
● Sens de la discrétion et de la confidentialité.
Missions principales :
Assistance à la Directrice Générale :
● Organisation des réunions et préparation des documents nécessaires.
● Suivi des tâches quotidiennes et gestion des documents administratifs.
● Coordination des demandes administratives avec les services internes.
● Gestion des mails de la direction et actions à suivre.
● Gestion de l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements).
Gestion des factures et des paiements :
● Vérification des factures et gestion et suivi des paiements dans les délais.
● Mise à jour des calendriers d'échéance et suivi des dépenses.
Communication interne :
● Assurer la communication entre la direction et les équipes.
● Préparer des comptes-rendus, rapports et suivre les actions post-réunion.
● Coordination des demandes administratives avec les services internes.
Gestion des services généraux :
● Veiller à l'approvisionnement et à la gestion des services généraux, incluant les fournitures de bureau et les services de restauration pour l'équipe.
● Gestion des coursiers
Profil recherché :
● Formation Bac +2 minimum en gestion comptable, secrétariat, ou équivalent.
● Expérience de 3 à 5 ans minimum en tant qu'Assistant(e) de Direction ou dans un rôle similaire.
● Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, Word, PowerPoint).
● Bonne capacité d'organisation, rigueur et gestion des priorités.
● Excellentes compétences en communication orale et écrite.
● Autonomie, réactivité, et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
● Sens de la discrétion et de la confidentialité.
